Автоправо        04 сентября 2018        34         0

Акт передачи трудовых книжек

Сопровождающий процедуру акт содержит всю информацию о передаваемых документах: полный алфавитный список трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника с отметкой об отсутствии (наличии) вкладыша, а также кратким описанием состояния документов.

Акт передачи трудовых книжек

Передача кадровых документов от одного работника службы кадров другому оформляется актом приемки-передачи дел. В частности, такой порядок применяется и в отношении перемещения трудовых книжек (с вкладышами) штатного состава предприятия. Бланк акта передачи трудовых книжек составляется для внутреннего пользования и имеет утвержденную на предприятии форму.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Акт передачи трудовых книжек

Затем составляется еще одна таблица, в которой отражаются данные уже по чистым бланкам трудовых книжек, приобретаемым предприятиям для работников, не имеющих оговоренного документа — к примеру, в случае утери хронологии трудового стажа или первого трудоустройства.

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

  • фамилия, имя и отчество владельца;
  • серия и номер вкладыша;
  • сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления;
  • общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками.

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов. В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей. Кроме того, в документе содержится такая информация, как должности и ФИО лиц, предающих и принимающих трудовые книжки.

Еще почитать:  Имеет ли ветеран труда льготы на проезд на автобусе пригород

Важно отметить, что порядок составления этого документа, равно как и порядок передачи трудовой книжек, законодательством не предусмотрены. Следовательно, работодатель составляет акт приема-передачи трудовых книжек с учетом самостоятельно утвержденных правил.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы, а также все важные события в трудовой деятельности каждого работника (увольнение, трудоустройство, награды). Законодательством установлен статус этого документа – он является бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета. Статус БСО обязывает должностных лиц, уполномоченных на хранение трудовых книжек, относиться к этому документу с особым вниманием. К примеру, если должностное лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, временно нетрудоспособно или увольняется, ему во избежание неблагоприятных последствий необходимо передать соответствующую обязанность по хранению другому лицу. Для этого потребуется акт передачи трудовых книжек.

В процессе приема-передачи документов в соответствии с действующими нормативно-правовыми актами проверяют: наличие (отсутствие) необходимых документов, правильность их составления, формирование дел, в случае необходимости дают общую оценку положения дел. Все эти данные в виде связного текста включают в акт в необходимом объеме, чтобы объективно отразить ситуацию. В то же время допускается ограничиться одной таблицей с перечислением передаваемых документов без каких-либо дополнительных пояснений.

Акт приема-передачи документов

Данный акт служит целям снятия ответственности с принимающего дела сотрудника, а так же позволяют достоверно оценить положение дел в определенный момент времени. Причиной чаще всего могут служить увольнение или перевод на другую должность ответственного за отдельное направление работы сотрудника, реорганизация или ликвидация подразделения, или любая иная практическая необходимость.

Указываются лица, принимающие и передающие обязанности, а также общее число полученных документов и общее число вкладышей. Обязательным является наличие подписей. Отдельно составляется акт передачи трудовой книжки работнику на руки. Он необходим для того, чтобы работодатель получил подтверждение от уволенного сотрудника о том, что документ был выдан на руки в день увольнения. После подписания риск предъявления претензий со стороны уволенного работника является минимальным.

Акт приема — передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Обязанности на работника возлагаются путем издания соответствующего приказа, который будет выступать в качестве подтверждения того факта, что другое лицо будет нести ответственность за учет и оформление трудовых книжек. После того, как распоряжение стало действительным, кадровый сотрудник полностью отвечает за учет и сохранение этих бланков.

Еще почитать:  В каких числах выплачивается пенсия

Бланк акта приема — передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:

Акт приема-передачи трудовых книжек

  • Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
  • Дата и место составления документа.
  • В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
  • Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
  • Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
  • Итоговое количество книжек.
  • Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.

На сегодняшний день, к сожалению, система нормативно-правовых актов трудового законодательства РФ не содержит в себе основных рекомендаций относительно проведения процедуры приема-передачи трудовых книжек. Тем не менее, на практике утвердились определенные правила ее организации.

Как происходит процесс передачи трудовых книжек сотрудников

  1. Создается специальная комиссия, ответственная за грамотное и соответствующее закону проведение процедуры и составления акта передачи трудовых книжек.
  2. Проверяются все документы. Уполномоченным лицам комиссии следует также проверить правильность оформления имеющихся документов.
  3. Комиссия обязана проверить и отсутствие необходимых документов. Для этого отдельной группой сотрудников составляется перечень документов, которые в обязательном порядке должны храниться на предприятии.
  4. Самый сложный этап – правильно оформить акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них. Процедуру составления столь важного документа организации считают самой сложной, потому что необходимо учитывать всю информацию и детали.
  1. С предоставлением сотруднику доплаты за расширение сферы деятельности.
  2. Путём замещения одних профессиональных обязанностей (по выбору руководителя) – ответственностью за ТК.
  3. Путём обычного вменения ответственности, без освобождения от части основных обязанностей и без доплаты.

Ответственный за трудовую книжку: кто, зачем и в каких случаях

  1. Сотрудник, какой должности, с перечислением его фамилии, имени и отчества, назначается ответственным за ведение ТК.
  2. Что он уполномочен выполнять определённые действия с книжками, с перечислением обозначенных действий (вести, хранить, получать, выдавать и т.п.).
  3. С какого числа он назначается и начинает исполнять обязанности.
  4. Каким образом, и на каких условиях осуществляется вступление в полномочия.