Автоправо        04 сентября 2018        36         0

Выдача материальных ценностей работнику

Сама по себе ведомость не особенно сложна, но, тем не менее, к ее составлению следует относиться крайне внимательно и серьезно, поскольку при контрольных действиях, проводимых надзорными органами, именно подобная документация проверяется в первую очередь. Выявление даже малейших неточностей в заполненном бланке в сопоставлении со сведениями из других бумаг чревато наложением административного штрафа на руководство и материально-ответственных работников.

Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения

Не все материалы, используемые в деятельности организации, подлежат отражению в данном типе документации. Сюда следует вносить только те наименования, которые применяются для осуществления работ по достижению целей и решения профессиональных задач учреждения и цена которых за одну единицу не выше трех тысяч рублей. В частности это канцелярские принадлежности (офисная бумага, ручки, маркеры, карандаши, дыроколы), оргтехника, «расходники» и сменные аксессуары и т.п.

Форматы бланков, содержащиеся в альбомах унифицированной первичной учетной документации, носят рекомендательный характер. Менять их разрешается на внутрифирменном уровне в соответствии с потребностями организации. К примеру, можно расширить или сузить строчки, графы, включить дополнительные строчки и вкладные страницы для удобного размещения и легкой обработки нужной информации.

Образец книги учета материальных ценностей

Затем следует таблица, в которую заносятся отметки о поступлении и отпуске материалов. Запись в книге учета делается ответственным лицом по каждому факту приема или выдачи определенной материальной ценности. Таблица заполняется в следующем порядке:

выдаче (приему) материальных ценностей лицам, находящимся в санаторно-курортных и других лечебно-профилактических организациях, пансионатах, кемпингах, мотелях, домах отдыха, гостиницах, общежитиях, комнатах отдыха на транспорте, детских организациях, спортивно-оздоровительных и туристских организациях, в образовательных организациях, а также пассажирам всех видов транспорта;

Перечень должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной материальной ответственности за недостачу вверенного имущества

директора, заведующие, администраторы (в том числе старшие, главные), другие руководители организаций и подразделений (в том числе секций, приемных, пунктов, отделов, залов) торговли, общественного питания, бытового обслуживания, гостиниц (кемпингов, мотелей), их заместители, помощники, продавцы, товароведы всех специализаций (в том числе старшие, главные), а также иные работники, выполняющие аналогичные функции;

При заполнении формы акта приема-передачи материальных ценностей МХ-1 указывается следующая информация:

  • наименование, адрес организаций-хранителя и поклажедателя
  • номер и дата договора хранения
  • заголовок акта
  • номер и дата составления акта
  • место и срок хранения
  • перечень передаваемых на хранение ТМЦ (наименование, характеристика, единица измерения, количество, согласованная сторонами стоимость в руб.)
  • условия хранения
  • подписи ответственных должностных лиц со стороны поклажедателя и хранителя, печати.

    Выдача материальных ценностей работнику

    В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдал — должность, подпись, расшифровка подписи». После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму выданной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

    Для сокращения количества первичных документов рекомендуется оформлять отпуск материалов в Карточках учета материалов (форма №М-17). Лимитно-заборная карта выписывается в таком случае в одном экземпляре и на ее основании проводится операция отпуска материалов. Кладовщик расписывается в лимитно-заборной карте, а получатель материалов – в карточке учета материалов.

    Еще почитать:  Отличие жск от тсж

    Учет движения материальных ценностей

    Все хозяйственные операции, проводимые организацией, согласно статье 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Федеральный закон №129-ФЗ), должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

    1. в акте отражается перечень принимаемого имущества подробно, включая ценовые и физические характеристики МЦ;
    2. перечень составляют согласно ведомостям инвентаризации;
    3. указывается дата проводимой приемки-передачи ценностей;
    4. акт подписывают обе стороны;
    5. следует заверить данный документ у главного бухгалтера и у руководителя структурного подразделения.

    Как осуществляется передача материальных ценностей при поступлении на работу

    В остальном дальнейшее оформление на работу происходит как обычно. Заключается трудовой договор, где указано, что человек является отвечающим за сохранность ценностей. Издается приказ о приеме на работу на основании трудового договора, и производятся все дальнейшие документальные оформления в соответствии с Трудовым кодексом РФ.

    Обоснование вывода:
    Основанием для отражения в бухгалтерском учете информации об активах и обязательствах, а также операций с ними являются первичные учетные документы (ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 402-ФЗ), п. 7 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее — Инструкция N 157н)).
    Каждая бухгалтерская запись (проводка) в регистрах бухгалтерского учета может быть отражена только на основании какого-либо первичного документа или свода первичных документов.
    Согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ учреждения оформляют первичные документы по формам, установленным в соответствии с бюджетным законодательством.
    C 19 июня 2015 года вступил в силу приказ Минфина России от 30.03.2015 N 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ N 52н), который заменил собой приказ Минфина России от 15.12.2010 N 173н, которым ранее были установлены формы первичных документов и учетных регистров для организаций госсектора. Применяется новый документ при формировании учетной политики начиная с 2015 года (п. 6 Приказа N 52н).
    В соответствии с «Методическими рекомендациями по применению форм первичных учетных документов. «, утвержденными Приказом N 52н, Ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (форма 0504210) (далее — Ведомость (форма 0504210)) применяется для оформления выдачи материальных ценностей в использование для хозяйственных, научных и учебных целей, а также передачи в эксплуатацию объектов основных средств стоимостью до 3000 рублей включительно за единицу.
    Записи в Ведомость (форма 0504210) производятся по каждому материально ответственному лицу (графа 1) с указанием выдаваемых материальных ценностей (графы 3-12).
    То есть такой порядок предполагает следующую схему: материально ответственное лицо склада выдает материальные ценности материально ответственным лицам других структурных подразделений, которые, в свою очередь, обеспечивают ими сотрудников своих подразделений для обеспечения их деятельности в определенный промежуток времени.
    Если выдача материальных ценностей осуществляется на основании утвержденных в учреждении норм, то на основании Ведомости (форма 0504210) одновременно:
    1) подтверждается факт перемещения материальных ценностей внутри организации;
    2) осуществляется списание данных потребляемых материальных запасов.
    И именно такой порядок отражения — путем изменения материально ответственного лица — определяет создание автоматизированной формы способом, указанным в вопросе.
    Однако в рассматриваемой ситуации в силу структурных особенностей учреждения такая схема просто неприменима, поэтому материальные ценности (в частности канцелярские товары) выдаются единственным материально ответственным лицом непосредственно сотрудникам в пользование.
    Такая схема не противоречит законодательству, а оформление Ведомости (форма 0504210) обязательно даже в случае, если при выдаче указанных объектов не происходит смены материально ответственного лица. В таком случае на лицевой стороне Ведомости (форма 0504210) подписывается материально ответственное лицо, выдавшее материальные ценности, в графе 1 указываются фамилии сотрудников, получивших эти ценности, а в графе 13 — их подписи. При этом не исключено, что в числе этих сотрудников будет и само материально ответственное лицо; соответственно, его фамилия и подпись также будут указаны в графах 1 и 13 Ведомости (форма 0504210).
    В таком случае учреждению следует внутренним локальным актом четко определить сферу применения Ведомости (форма 0504210), которая, как уже было отмечено, может использоваться как для перемещения ценностей внутри учреждения, так и для списания материальных запасов, а также разграничить сферу ее применения при списании с Актом о списании материальных запасов (форма 0504230), так как эти документы являются равнозначными и каждый из них может выступать основанием для списания материальных запасов*(1).

    Еще почитать:  Какая льгота существует для водителей мусоровозов

    В учреждении (орган власти) только один из сотрудников является материально ответственным лицом

    Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
    Установленный нормативными актами порядок отражения в учете операций по перемещению материальных запасов внутри учреждения путем изменения материально ответственного лица определяет и способ создания автоматизированной формы Ведомости (форма 0504210).
    Если в силу структурных особенностей в учреждении только один сотрудник является материально ответственным лицом, выдача им материальных ценностей может осуществляться непосредственно работникам учреждения (минуя этап смены материально ответственного лица).
    В таком случае на лицевой стороне Ведомости (форма 0504210) ставится подпись материально ответственного лица, выдавшего материальные ценности, в графе 1 указываются фамилии сотрудников, получивших эти ценности, а в графе 13 — их подписи.

    Форма ведомости (по ОКУД 0504210) утверждена Минфином РФ 30.03.2015 Приказом № 52н. Она применяется для оформления в учреждениях выдачи матценностей для хозяйственных, научных и учебных нужд. Также данная форма может быть использована при передаче в эксплуатацию основных средств, стоимость единицы которых не превышает 3000 рублей включительно.

    Ведомость на выдачу материальных ценностей (бланк скачать)

    Списание матценностей в учреждении может быть оформлено и актом о списании материальных запасов, форма которого утверждена тем же Приказом (по ОКУД 0504230). Разница между этими формами в том, что списание матценностей на основании ведомости производится единовременно и не нуждается в принятии соответствующего решения специальной комиссией. Ситуации, в которых должен быть составлен тот или иной документ, должны быть конкретизированы в учетной политике учреждения и оформляться в дальнейшем установленным для них документом.

    Статьей 9 ФЗ от 06.12.11 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете” требование об использовании установленных форм документов отменено. Тем не менее, продолжают применяться формы бумаг, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других нормативных актов.

    Заполняем журнал учета товарно-материальных ценностей

    Такие книги ведутся бессрочно до полного заполнения. На обложке указывается наименование организации, ФИО и должность ответственного за заполнение лица, дата начала и окончания заполнения документа. Листы нумеруются и прошиваются, скрепляются печатью организации.

    Выдача материальных ценностей со склада военного учреждения во временное пользование личному составу на срок более месяца оформляется накладной (требованием) по форме N 434. Выданные материальные ценности записываются в карточку учета (форма N 45). Лица, получившие и выдавшие материальные ценности во временное пользование, несут ответственность за их своевременный возврат.

    ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ОТПУСКА (ВЫДАЧИ) И ПЕРЕДАЧИ МАТЕРИАЛЬНЫХ ЦЕННОСТЕЙ

    Документы на отпуск (выдачу) материальных ценностей утверждаются руководителем военного учреждения и регистрируются финансовым органом. Первичные учетные документы на отпуск материальных ценностей на сторону в обязательном порядке подписываются начальником финансового органа или лицом, им уполномоченным.