Долевая собственность        04 сентября 2018        44         0

Входящая и исходящая корреспонденция это

Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Обработка документов

  • правильность оформления документов (наличие подписи, даты, регистрационного индекса, отметку о категории отправления);
  • наличие приложений, указанных в отправляемом документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;
  • правильность адресования, наличие номера записи, если документ отправлялся по факсу.

Ладно, по теме. Я тут несколько раз побывал в богоугодном заведении под названием Росфиннадзор, точнее Территориальное управление Федеральной службы финансово-бюджетного надзора в г. Санкт-Петербурге, где мне на первом же заседании наглядно показали как полезно вести журнал входящей/исходящей корреспонденции, слава богу у нас он ведется не первый год. Если ваш директор еще там не был, крайне советую. После встречи с ними он с огромной радостью самостоятельно оформит данный журнал в бумажном, либо электронном виде.

Журнал входящей

Законодательно этого нет, но каждая организация которая хоть как то имеющая переписку (входящую исходящую корреспонденцию) предпочитает вести журналы сама, чтобы при надобности поднять тот или иной документ. Журналы можно вести разным способом, например:
1. . 2 тетрадки разленееных по графам, в одну пишется входящая в другую исходящая корреспонденция. Преимущества — не нужно никаких вложений вообще. Недостатки — если писем (корреспонденции) более 20 шт. в месяц, то к концу года будет довольно тяжело найти документ который проходил в начале года.
2. . Аналог бумажному. Только в качестве тетрадки либо документ Word либо Excel, также создается таблица входящей и исходящей корреспонденции. Преимущества — не требует больших вложений, прост в эксплуатации и содержании. Недостатки — необходимы начальные знания пользователя ПК, отсутствует резервирование данных (в случае сбоя ПК или ПО — данные могут потеряться), при количестве более 30 шт. в неделю — затруднен поиск документа.
3. . Это системы электронного документооборота (СЭД), ориентированные на внесение, хранение и поиск документов (корреспонденции), и отображение всего технического процесса жизненного цикла документа. Есть разные типы СЭД, более подробно это описано здесь. И делятся на платные, бесплатные и ограниченно бесплатные:
1. К платным относятся такие системы как:

  • «ИНТАЛЕВ: Навигатор»
  • «Бизнес — инженер»
  • DocsVision
  • МОТИВ
  • ЕВФРАТ
  • Fossdoc

2. К ограниченно бесплатным относятся:

  • Directum (чистое решение (без схемы) — бесплатно)
  • «Бизнес — инженер» (описание, анализ и оптимизация бизнес-процессов и организационной структуры)
  • Fossdoc (для малого бизнеса (до 5 пользователей) — бесплатна)
Еще почитать:  Вокруг дома асфальт как называется

3. Бесплатные системы. Все решения распространяющиеся по принципу Open Source. Таких на самом деле довольно много.

Недостаток данного вида учета в опасности доступа к информации посторонних при взломе злоумышленниками страничек сотрудников. Принимая решение о целесообразности внедрения СЭД анализируют потребности конкретного предприятия и объем его документооборота.

Ведение журнала регистрации входящей и исходящей документации

Четко организованная система документооборота обеспечит порядок и сохранность деловой переписки, поможет в решении спорных вопросов, избавит от беспочвенных претензий и предоставит необходимую доказательную базу в процессе судебного разбирательства.

Регистрация входящей и исходящей документации (писем, телеграмм, заявлений, справок, уведомлений и пр.) ведется в любой организации, это неотъемлемая составляющая любого документооборота. Для регистрации документов создается специальный журнал, в котором фиксируются данные о поступающей и исходящей корреспонденции.

Регистрация документов

Некоторые виды документации непосредственно после регистрации получают юридическую силу. Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера. Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Одной из функциональных задач секретаря руководителя является регистрация и контроль входящей корреспонденции и исходящей. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции или сокращении предусмотренных граф. Во избежание конфликтных ситуаций, а тем более решения спорных вопросов в суде, руководителям, любых форм собственности, рекомендуется организовать четкую систему документооборота.

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции

В зависимости от объема входящей или исходящей корреспонденции, документооборот в организации осуществляется в электронном или бумажном виде. Существуют многочисленные компьютерные программы по делопроизводству, которые помогают не только систематизировать документы в организации, но и разослать корреспонденцию конкретному адресату, с последующим контролем исполнения. Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:

Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут передаваться зам. руководителя, в структурные подразделения или сразу исполнителям. Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Журнал регистрации входящей (поступающей) корреспонденции

Считается и ставится количество листов, а также количество листов и брошюр в приложениях. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также на проспектах, каталогах и подобных материалах. Допускается вручную ставить входящий номер (в отсутствии штампа в организации), например вх. № 136 от 21.02.2012 на 15 л. + прил. 32 л.

Еще почитать:  Какие льготы положены за рождения 3 ребенка

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

Все предприниматели рано или поздно отправляют документацию «во внешний мир», даже в маленькой организации. Легко перепутать или что-то забыть при регулярном выполнении обязанностей. Потому так важно вести учёт документации. При этом важно вести учёт как входящих, так и исходящих деловых бумаг.

4 ключевых правила заполнения журнала регистрации исходящих документов

  1. Проект письма готовят исполнители.
  2. Согласуются бумаги только в случае необходимости
  3. Подпись на проекте ставит генеральный директор. Или другой руководитель с соответствующими полномочиями.
  4. Секретарь регистрирует бумаги. При электронном документообороте исполнители сами решают вопрос.
  5. Отправка письма.
  6. Помещение в дело оригинала письма, либо его визовой версии.
  • Нажмите на кнопку «Удалить привязку» на странице настроек SMS-уведомлений.
  • На привязанный номер будет выслано SMS-сообщение с кодом подтверждения. Введите полученный код в соответствующую форму и нажмите на кнопку «Удалить привязку».
  • Нажмите на кнопку «Завершить».
  • Если вы хотите привязать новый номер телефона, нажмите на кнопку «Привязать».

Безопасность вашей учетной записи

Теперь вам стали доступны настройки SMS-уведомлений. Рассмотрим подробно каждый пункт настроек.
«Часы тишины». Выберите любой промежуток времени, в течение которого вам не будут приходить SMS-оповещения.
Отключить все уведомления. Нажатие на эту кнопку прекращает рассылку уведомлений на привязанный номер.
В разделе «Управление уведомлениями» можно выбрать тип уведомлений, которые вам хотелось бы получать.

По общему правилу срок хранения входящей документации составляет 5 лет. Большинство писем делового характера, которые поступают в организацию, нужно сохранять 5 лет в архиве и извлекать при необходимости (спорных ситуациях, запросах надзорных органов). Срок хранения можно установить для отдельных писем по степени их важности для организации.

Сроки хранения входящей и исходящей документации

Регистрация документов подтверждает то, что письмо получено или отправлено. Письму присваивается номер в порядке, установленном в инструкции по делопроизводству. Информацию о деловой документации обязательно фиксируют. Входящая и исходящая документация в организации регистрируется в соответствующих журналах. Журналы нужны, чтобы систематизировать поток документации, найти запись о письмах по запросу, удостовериться, что государственный орган, который прислал запрос, получил ответ. Журналы оформляются типографским способом и закупаются ежегодно.