Права потребителя        04 сентября 2018        55         0

Входящие документы регистрируются в день

Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации Перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. В него включаются документы, регистрируемые только в структурных подразделениях организации (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им, минуя руководство организации.

Помощь: Общие правила регистрации документов

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов рукописным способом и (или) с помощью технических средств заполняется установленная Примерной инструкцией по делопроизводству единая регистрационно-контрольная карточка (далее — РКК) или автоматизированная регистрационная форма. Примерная форма РКК приведена в приложении.

При карточной системе регистрации для присвоения регистрационных номеров используется нумерационный бланк — лист бумаги формата А4 с проставленными на нем порядковыми номерами. Нумерационные бланки оформляют для каждого регистрационного массива (отдельно для входящих, исходящих и каждой разновидности внутренних документов). Присвоенный документу порядковый номер вычеркивается из нумерационного бланка.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов

В позиции 7 последовательно отражается информация о действиях исполнителя, которые он предпринимал для решения вопроса (как оформленных документально, так и бездокументных), и номер дела, куда помещен исполненный документ. Записи датируются. Сведения соответствуют реквизиту 27.

Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. Служба делопроизводства должна разрабатывать список (перечень) документов, не подлежащих регистрации. Он утверждается руководителем организации и обновляется по мере необходимости. После первичной обработки нерегистрируемые документы передаются в подразделение или непосредственным исполнителям, которых может касаться содержащаяся в них информация.

Регистрация документов

  • дата получения;
  • входящий регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;
  • автор (корреспондент) — т.е. чей это документ;
  • дата документа, присвоенная ему учреждением-автором;
  • регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;
  • заголовок (о чем документ);
  • резолюция;
  • срок исполнения полученного документа;
  • исполнитель (кто будет работать с полученным документом);
  • ход исполнения (фиксируются все передачи документа и результат исполнения);
  • N& дела (куда документ помещен после исполнения).

Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству. Часто используется следующая форма регистрационной карточки на формате А5 (148х210 мм) или А6 (105х148 мм): 16

Регистрация документов

  • наименование организации (автора или корреспондента);
  • наименование вида документа;
  • дата и регистрационный номер документа;
  • дата и индекс поступления;
  • заголовок к тексту (краткое содержание документа);
  • резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
  • срок исполнения документа;
  • отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
  • адрес имеется только на конверте, в документе нет или не читается,
  • не проставлена дата в полученном документе или она сильно расходится с датой получения, в том числе просрочен срок исполнения,
  • если дата на конверте представляет интерес с точки зрения доказательства времени получения документов.

Регистрация входящих документов

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации во время предварительного рассмотрения документов распределяют поступившие документы для дальнейшего их направления руководителю, его заместителям или сразу в подразделения. Необходимо соблюдать баланс: знакомить руководство с важными документами и избавить от потока второстепенных, имеющих оперативное значение.

На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, где определяются названия дел, устанавливаются сроки их хранения в архиве. Затем составляется сводная номенклатура дел. После ее утверждения этот документ направляется во все подразделения предприятия и является обязательным для исполнения. Ведение дел вне номенклатуры не допускается.

Еще почитать:  Какие льготы ухода на пенсию у сварщиков

Регистрация документов

При формировании дел с перепиской решающим фактором является ее объем. Если объем переписки небольшой, то заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы. Прогнозируя рост переписки с деловыми партнерами, целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов. При дальнейшем возрастании объема переписки можно входящую и исходящую переписку разделить по видам документов, на письма и факсы.

Исходящие документы-ответы рекомендуется регистрировать на тех же карточках, что и входящие документы-запросы. В этом случае регистрационным индексом исходящего документа будет индекс дела по номенклатуре, в которое будет подшита копия исходящего документа, и порядковый регистрационный номер поступления, на который подготовлен ответ (берется из регистрационного штампа).

Как регистрировать входящие и исходящие документы

И в первом, и во втором случае у такого сотрудника есть возможность остаться на своей работе, если он вовремя подаст отзыв заявления на увольнение. Главной и единственной причиной для отзыва заявления на увольнение является желание работника трудиться дальше на своей работе.

Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяются лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством.

Обработка входящей, исходящей и внутренней документации

Предварительное рассмотрение документов производится с целью распределения поступивших документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям, и осуществляется исходя из оценки их содержания на основании установленного распределения обязанностей и функций.

Плановые сроки начала и окончания работ по созданию системы: анализ заявки -2день; разработка технического задания — 3дней, разработка АИС -14 дней с момента принятия технического задания, тестирование и отладка АИС — 2 дней, написание инструкции по эксплуатации АИС — 3 дня, обучение персонала — 6 дня с момента принятия решения о пуске АИС.

Учет, регистрация и прохождение входящих документов

  • Введение
  • 1. Описание предметной области
    • 1.1 Входная и выходная информация процесса
    • 1.2 Нормативная база процесса
    • 1.3 Участники процесса
    • 2. Мнемосхема процессов
  • 3. Моделирование
    • 3.1 Формирование структурно-функциональной модели процесса
    • 3.2 Схема данных
    • 4. Концепция
    • 6. План — график работ
    • 7. Смета расходов
    • Вывод
  • Введение
  • В процессе хозяйственной деятельности людей всякое согласованное взаимодействие осуществляется с помощью управления. Связи в системе управления реализуются посредством информации, которая представляет собой обмен сведениями, мнениями, командами между людьми (управленческими структурами). Всё это может передаваться разными способами, в том числе машинным.
  • Носителем информации является документ (в переводе с латинского «документ» означает «свидетельство», «способ доказательства»).
  • Документ — это материальный объект с закреплённой на нём информацией для передачи её во времени и пространстве.
  • Документ является информационной функцией, в нём фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.
  • Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).
  • Весь объём документов, обращающихся в организации — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.
  • Делопроизводством называется отрасль человеческой деятельности по разработке и оформлению официальных документов, организации их движения, учёта и хранения.
  • Документооборот — это движение и учёт документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).
  • В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов).
  • Современное делопроизводство в России развивается с учётом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.
  • 1. Описание предметной области
  • 1.1 Входная и выходная информация процесса
  • документооборот автоматизированный информационный
  • Здесь описываются документы, которые используются в процессе. Их 3 класса:
  • 1) входящие: входящая корреспонденция, электронная регистрационная карточка;
  • 2) исходящие: документы для ген. директора после исполнения, документы для подразделения после исполнения (документы после исполнения направляются в архив), непринятые документы (возвращаются отправителю);
  • 3) внутренние: документы после проверок правильности доставки, наличия документов, акт претензий (по документам, не прошедшим проверку), заполненная электронная регистрационная карточка, электронные версии документов, документы с проставленным регистрационным штампом, резолюции исполнителей.
  • 1.2 Нормативная база процесса
  • Инструкция по делопроизводству в ООО «Белорецкий завод рессор и пружин»
  • 1.3 Участники процесса
  • 1) сектор документооборота;
  • 2) ответственный за делопроизводство;
  • 3) референт ген. директора;
  • 4) руководитель подразделения;
  • 5) ген. директор.
  • 2.Мнемосхема процессов
  • Рассмотрим документооборот ООО «Белорецкий завод рессор и пружин».
  • Ниже приведена мнемосхема существующего процесса, это бизнес — процесс, построенный при помощи MS Visio 2007.
  • Вся корреспонденция, поступающая в Общество, принимается и вскрывается в секторе документооборота. При приеме документов проверяется правильность их доставки в соответствии с указанным адресом, целостность упаковки и наличие вложенных документов.
  • Документы, поступившие ошибочно, возвращаются отправителю.
  • Корреспонденция, поступившая на имя руководителей структурных подразделений или адресованная непосредственно структурным подразделениям, передается сектором документооборота в соответствующие структурные подразделения для регистрации.
  • Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Обществе один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие — в день подписания.
  • Документы, поступившие непосредственно в адрес структурного подразделения, передаются из одного подразделения в другое для исполнения по согласованию между руководителями структурных подразделений, о чем ответственным за делопроизводство в структурном подразделении делается соответствующая отметка в базе «Вх/отделы». Передача документов внутри подразделения от одного исполнителя другому производится через работника, ответственного за делопроизводство, с обязательной отметкой в базе «Вх/отделы».
  • Рис. 1. Мнемосхема существующего процесса
  • 3. Моделирование
  • 3.1 Формирование структурно-функциональной модели процесса
  • Для исследования предметной области на основе стандарта IDef0 средствами пакета BPWin была построена функциональная модель «как есть» (см. рис. 2 — 6).
  • Рассмотрим набор входных и выходных документов, а также нормативную базу и участников процесса на контекстном уровне функциональной модели:
  • Рис. 2
  • Декомпозиция процесса обработки входящих документов на основные функции позволяет получить следующее представление:
  • Рис. 3
  • Декомпозируем функциональный блок — прием входящей документации (см. Рис. 4).
  • Рис. 4
  • Таким же образом декомпозирую блок — регистрация входящей документации (см. Рис. 5).
  • Рис. 5
  • Следующая декомпозиция — рассмотрение входящей документации (рис. 6).
  • Рис. 6
  • Представим процесс автоматизации, то есть модель «как должно быть», где мы автоматизируем процесс регистрации входящих документов:
  • Рис. 7
  • Декомпозиция нулевого уровня имеет такие же блоки, как в модели «как есть»:
  • Рис. 8
  • Декомпозиция процесса приема входящей документации:
  • Рис. 9
  • Декомпозиция процесса регистрации входящей документации (автоматизированный процесс). Суть заключается в том, что работа идет с электронными версиями документов, с которыми работает АИС, т.е. регистрирует их:
  • Рис. 10
  • Декомпозиция процесса рассмотрения входящей документации (остается без изменений):
  • Рис. 11
  • 3.2 Схема данных
  • Рис. 12
  • 4.Концепция
  • Преимущества, которые можно получить за счёт создания программного продукта, автоматизирующего процесс:
  • — большая пропускная способность сектора при автоматическом режиме работы с документами;
  • — улучшение возможности обновления документов;
  • — возможность удаленного доступа к информации при наличии локальной сети или Internet;
  • 5.Техническое задание
  • Наименование системы — Автоматизированная система документооборота.
  • Разработчик — штатный сотрудник.
  • Объект автоматизации — процесс переноса документов.
  • Заказчик — ИП «Белорецкий компьютерный центр».
  • Основание для разработки — заявка специалиста отдела кадров ИП «Белорецкий компьютерный центр».
  • Плановый срок работы по созданию системы — 28 дней с момента подписания технического задания.
  • Источник финансирования работ: ИП «Белорецкий компьютерный центр».
  • Назначение создания АИС — автоматизация процесса переноса документов.
  • Цели создания АИС — ввести автоматизацию документооборота.
  • Входные данные: документы за определённый период.